ワード・エクセル・スペシャリストへの道

 

はじめに

かねてから思っていることであるが、会社に入ってくる新入社員諸君達を見ていると、ワードやエクセルをとても旨く使いこなす。学校で使っているというせいもあるが、そのスキルには脱帽だ。

私の歳になると仕事で直接これらのオフィスソフトを使うことは少なくなったが、改めて勉強し直してみる決意を年頭に敢えてしてみた。

「年寄りの冷や水」と言われそうだが、私の知らない機能を駆使している若者を見ているとうらやましさを通り越して悔しい思いをしているのが正直な話である。

それに類する資格をインターネットで調べてみると、マイクロソフトで実施しているスペシャリスト、エキスパートの試験が全国津々浦々で頻繁に実施されているようでポピュラーである。

早速、教材を購入して準備を始めた。

どちらのソフトも多少は扱えるので少々勉強すればなんとかなると安易に考えていたが、いざ内容を眺めてみると知らないことだらけである。気合いを入れ直して挑戦することにする。

まずは良く使うワードから

スペシャリストとエキスパートのスキルの勉強をユー・キャンの教材を使って一通りやってみた。まずはワードから初めてみる。

一通りやってみてワードの機能は3つに分けられる。一つ目は作成文書の見栄えを良くする、二つ目は文書を効率的に作成する、三つ目はグループでの取り扱い、である。

このうち業務効率化に役立ちそうなものを上げてみる。

 

職業柄、長いレポートを書くことが多い。目次付きの図、表や引用文献を駆使したレポートに、複数の人からのコメントを反映しながら仕上げる仕事がある。

これらは「効率的に文書を作成」する機能と「グループ作業」する機能をフルに使うことになる。

 

「効率的に文書を作成」する機能

添付資料・図・表番号の管理

添付資料等は本文から引用される。これらはレポートを仕上げていくときに追加されたり削除されたり修正されたりして、本文から引用されているものの番号が変わってどれがどれか分からなくなる。ワードにはこれらを自動的に管理する機能が備わっている。

目次の作成

これも同じようにページが増えたり減ったりする都度書き換える必要が生じる。目次をあらかじめ設定しておけば自動的に更新してくれるしスタイルもあらかじめ幾つか用意されているので便利だ。

 

「グループ作業」する機能

レポートにはいろいろな人のコメントが付けられる。誰がいつコメントしたか、これらを反映して最新版かどうかを常に管理していくことが必要である。「コメントの管理」「版の管理」機能が備わっており、レポートがどの時点でのバージョンになっているか自動的に管理できる。

 

インストールするときに気が付くと思うが、ワードプロセッサーは巨大なブログラムである。どうしてこんなに多くのハードディスク領域を使用するのか、今まで分からなかったが、いろいろな機能が備わっているからなのだと納得した。

しかし今までこれらの機能を全く使用していなかったことに改めて気が付く。本当に宝の持ち腐れである。

それにしてもユー・キャンの学習ソフトは良くできていて実用的に学べるのでお勧めだ。その理由は「実際に使って慣れる」という基本路線を貫き、ひたすら練習で身につけるようにプログラムされているからだ。

ただし、ある程度ワープロを使った経験のある人でないと難しいと思われる。もともとコンピューター関連の用語は特殊なものが多く、初心者にとってはとっかかりでくじける可能性がある。そこをある程度乗り越えれば、いわゆる相場観がつかめ、スキルは飛躍的に伸び始めるだろう。

 

MOS(マイクロソフト・オフィス・スペシャリスト)の勉強を通じて感じるのは、これらの資格試験がとても実用的であるという点だ。さすがアメリカである。試験もパソコンを用いて行われる。ペーパー試験ではないのである。






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